メールのマナー

最近では、電子メールを社用で利用することが一般的になっています。

メールのやり取りは、文章として記録に残りますし、内容が明瞭でないと理解を妨げる場合がありますので、注意が必要です。。

当然、メールにもマナーがあります。

　マナーとして注意しなければならないことは、大きく分けて２つあります。

　一つは、読みやすいかどうかという事と、もうひとつは機種依存文字に関してです。

＜読みやすさについて＞

　読みやすさのポイントは、改行、題名、言葉づかい、その他が考えられます。
　

改行

　一切改行がない文章は非常に読みにくく、また改行が多すぎるものも下に長くなるので、１行30字前後で改行すると良いでしょう。

題名

　題名には、用件が一目でわかる内容を書きます。

例えば打ち合わせの件でメールを送る場合に、打ち合わせの内容、あるいは中止であることを題名に明記しておきます。 そして長文にならないよう簡潔にまとめます。
どうしても長くなる場合はあらかじめ断っておきましょう。

言葉づかい

基本的に丁寧な言葉を使いますが、初めてメールを送る人には特に丁寧にするよう心がけましょう。間違った敬語の使い方をしていないか、常に心にとめておく必要があります。

その他

　文頭には○○様と、相手の宛名を、文末には署名を入れます。

また、用件１つにメールは１通にしましょう。

添付ファイルがある場合、使用ソフトも含めて相手に確認をします。

＜機種依存文字について＞

　半角カナやローマ数字などは、機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されませんので、機種依存文字の使用は避けましょう。

　その他、注意しなくてはいけないことですが、顔文字などの使用は、相手に不快感を与えかねないので厳禁です。

また、メールの返信をする場合には、引用した文に｢>｣を入れることでわかりやすくなります。

引用文は必要な部分だけを抜き出すことで、短くまとめることができます。

最後に、メールは人に見せるものですが、こちらの表情や雰囲気は、直接は伝えることができません。
　ですから、できるだけ、丁寧に書くよう心がけ、相手に失礼のないように心がけることが必要です。

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